Signature électronique, la dématérialisation de bout en bout

Lorsqu’une organisation professionnelle fait le choix d’une numérisation de ses procédures, il convient de l’entreprendre de bout en bout au bénéfice tant du citoyen, client que du collaborateur ou fonctionnaire. Apposée par un officier public par exemple, la signature confère à l’acte devenu authentique, date certaine, force probante et force exécutoire. 

Quel que soit l’objectif – simplification administrative, facilitation des processus complexes à multiples niveaux de validation, sécurisation des flux, gain de productivité ou diminution des impressions par souci écologique – la question de la validation par signature électronique émerge rapidement.

Signature numérique et signature électronique qualifiée : quelles différences ?

La signature numérique est un mécanisme cryptographique utilisé pour authentifier l’identité d’un expéditeur et garantir l’intégrité d’un document électronique ou d’un message. Grâce à  l’utilisation d’algorithmes de chiffrement la signature numérique assure que le document n’a pas été altéré après avoir été signé et qu’il provient bien de l’expéditeur prétendu.

La signature électronique qualifiée est une forme spécifique de signature électronique qui bénéficie d’une reconnaissance légale. Elle est réalisée à l’aide de certificats numériques émis par des autorités de certification accréditées, qui garantissent l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Contrairement à d’autres formes de signatures électroniques, une signature électronique qualifiée offre un niveau élevé de sécurité et d’authenticité, ce qui la rend appropriée pour une variété d’applications légales et commerciales où une preuve de signature est requise.

La signature électronique qualifiée : sécurise juridiquement ET optimise économiquement

Avec la signature electronique qualifiée, l’identité des e-signataires est établie avec certitude par des tiers de confiance comme SwissSign, entité juridique appartenant à la Poste Suisse et partenaire Groupe T2i grâce auquel le module YOUDOC effiSign dispose de la signature électronique qualifiée. En tant que « fournisseur de services de certification », SwissSign émet des certificats numériques et distribue des clefs publiques. Ainsi, la signature et la transmission sécurisée des données sont rendues possibles conformément aux normes applicables¹.

L’article 14.2bis du code des obligations et la loi du 18 mars 2016² , bases légales au mécanisme de signature numérique, assimilent la signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié à la signature manuscrite, entraînant alors les mêmes effets juridiques.

Généralement réservée aux documents pour lesquels l’authentification est fondamentale (documents légaux, marchés publics etc.), la signature électronique qualifiée peut aussi s’avérer utile pour accélérer les processus nécessitant une double validation.

Une chaîne de confiance à préserver

Rappelons que tout document signé électroniquement doit conserver son authenticité et son intégrité dans le temps, prérequis indispensables pour qu’un document électronique soit accepté comme élément de preuve judiciaire. 

Vigilance est donc requise dans le choix de la solution GED, selon les objectifs de conservation, de partage et d’archivage des documents. La chaîne de confiance avec un original numérique doit être garantie et les éléments ayant servi à la conclusion de l’opération, appelés le « fichier de preuves », conservés.

Pour aller plus loin sur la stratégie GED, lire aussi l’article sur L’urbanisation documentaire, de la production à la réception d’information en libre service sur le site de la marque YOUDOC.

¹ OSCSE, SR 943.032 RS 943.032.1
² SCSE, SR 943.03

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