Numérisez ¦ Scannez vos documents | Youdoc Acquisition

Comment organiser efficacement un volume important de documents numérisés pour faciliter leur recherche et leur récupération ?

Commencez par définir une structure claire avec des catégories et sous-catégories logiques. Ensuite, indexez les documents en ajoutant des métadonnées et des tags descriptifs pour faciliter leur recherche.

Assurez-vous que votre système offre une recherche efficace, incluant des options full-text et des filtres personnalisés. Nommer les fichiers de manière descriptive aide également à identifier rapidement les documents sans avoir à les ouvrir.

Établissez des politiques de conservation et un plan de sauvegarde pour garantir que les documents sont correctement archivés et protégés. Formez les utilisateurs aux outils et aux meilleures pratiques pour assurer une utilisation optimale du système.

Utilisez des règles automatiques pour le classement et l’indexation des documents afin de réduire les tâches manuelles. Enfin, surveillez régulièrement et optimisez vos pratiques en fonction des besoins changeants pour maintenir une organisation efficace.

image représentant un lot de document pour numeriser avec Youdoc Acquisition

Scanner, convertir, organiser et partager facilement vos informations avec Youdoc Acquisition

Compatible avec votre système de gestion électronique de documents, Youdoc Acquisition vous permet d’optimisez l’efficacité de votre flux de travail et de simplifiez la gestion de vos documents.

Les fonctionnalités :

Numérisation multi-sources : Scannez des documents papier en fichiers numériques, importez des courriels directement depuis vos boîtes de réception, ou intégrez des fichiers depuis des répertoires réseau.
OCR et extraction de données : conversion du texte d’images en texte modifiable et extraction automatique de données clés.
Classification automatique : attribution de catégories et ajout de métadonnées pour organiser et retrouver facilement les documents.
Importation et fusion : intégration de fichiers existants et fusion de plusieurs documents en un seul.
Support de formats multiples : gestion de divers formats comme PDF et JPEG.
Validation initiale : vérification des documents numérisés avant l’archivage.
Intégration API : connexion avec d’autres systèmes pour automatiser les flux de données.

écran d'ordinateur qui montre youdoc acquisition, logiciel de numérisation des documents

Visionner la webdémo

Avec Youdoc, gérez de grandes quantités de documents numérisés tout en assurant leur intégrité à long terme

Vos avantages:

Solution 100% cloud

les utilisateurs peuvent donc accéder à leurs données et applications depuis n'importe où, à tout moment.

Automatisation et efficacité

la solution peut automatiquement classer les documents numérisés en fonction de règles prédéfinies, ce qui réduit le temps consacré au tri manuel et minimise les erreurs.

Service digital tout inclus sans surcoûts

Licence, hébergement, maintenance, et support

Intégration et flexibilité

la solution s'intègre facilement avec d'autres systèmes d'information tels que les ERP, CRM, et logiciels comptables, permettant une gestion documentaire fluide et sans interruption. En tant que solution modulaire, Youdoc peut être adapté aux besoins spécifiques de chaque entreprise, offrant une flexibilité dans le choix des fonctionnalités et des modules nécessaires.

Qualité de la numérisation

Youdoc assure une numérisation de haute qualité, garantissant que les documents scannés sont clairs et lisibles, même pour les textes fins ou les détails. La technologie OCR intégrée de Youdoc permet d'extraire automatiquement et avec précision les informations clés des documents numérisés, facilitant ainsi la gestion et la recherche de données.

Flux de travail automatisé

Grâce à l'automatisation des processus de validation et d'approbation des documents, Youdoc simplifie et accélère les workflows internes, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle.

Aucun poste dédié à la dématérialisation nécessaire

Un seul point d’entrée pour tous les documents

Avec notre système de numérisation automatique des données, automatisez vos processus et gagnez en productivité !

illustration représentant différents écrans montrant l'accessibilité multi-devices de la solution suisse youdoc

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Une solution de GED Swiss Made, intégrée, 100% web et multi-devices

Doté d’une ergonomie conviviale pour une prise en main facilitée , Youdoc Acquisition enrichit votre GED (gestion électronique de documents)

Si vous possédez une autre GED que Youdoc, le module acquisition s’intégrera facilement à votre environnement. Accédez ainsi directement à vos documents scannés depuis votre GED

Proposée par le Groupe T2i, éditeur et intégrateur de logiciel suisse, Youdoc Acquisition est la solution qu’il vous faut ! Nous vous accompagnons grâce à notre savoir-faire et notre expérience du terrain acquis depuis plus de 40 ans.

Capturez, numérisez, analysez vos documents quels que soient leurs types, leurs formats ou leurs usages !

Vous traitez un nombre important de documents entrants ? Leur gestion est chronophage et inefficace ? Le module acquisition de Youdoc, logiciel de numérisation et de capture intelligente de documents, reconnait automatiquement vos documents et simplifie leur lecture, quels que soient leur nature, leur type, leur format ou leur usages, et les transforme en données numériques. Ainsi il automatise le travail de lecture, de saisie et de classement en limitant au maximum l’intervention humaine.

Le module Acquisition de Youdoc permet de récupérer rapidement des informations sur un document et de les classer de manière efficace, grâce à plusieurs paramètres définis dans la GED. Le document bénéficie ainsi d’une grande accessibilité.