Effiziente Organisation Ihrer digitalisierten Dokumente: So finden Sie alles auf einen Blick!
Um eine grosse Menge an digitalisierten Dokumenten effektiv zu organisieren und den Zugriff zu erleichtern, folgen Sie diesen bewährten Schritten:
- Struktur schaffen: Beginnen Sie mit der Einrichtung einer klaren und logischen Struktur. Legen Sie Kategorien und Unterkategorien fest, die den Inhalt Ihrer Dokumente widerspiegeln. Eine durchdachte Struktur erleichtert das spätere Auffinden und Abrufen von Informationen.
- Indizierung durch Metadaten: Versehen Sie Ihre Dokumente mit Metadaten und beschreibenden Tags. Diese zusätzlichen Informationen machen die Suche nicht nur einfacher, sondern auch präziser.
- Effiziente Suchfunktionen nutzen: Achten Sie darauf, dass Ihr Dokumentenmanagement-System eine leistungsstarke Suchfunktion bietet. Volltextsuche und benutzerdefinierte Filter sind entscheidend, um schnell die gewünschten Informationen zu finden.
- Eindeutige Dateibenennung: Geben Sie Ihren Dateien beschreibende und aussagekräftige Namen. So können Sie Dokumente sofort identifizieren, ohne sie öffnen zu müssen – das spart Zeit und erhöht die Effizienz.
- Aufbewahrungsrichtlinien und Sicherheitspläne: Implementieren Sie klare Aufbewahrungsrichtlinien und erstellen Sie einen Sicherungsplan. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente ordnungsgemäss archiviert und vor Verlust geschützt sind.
- Nutzer schulen: Schulen Sie alle Nutzer in den verwendeten Tools und Best Practices. Eine fundierte Ausbildung sorgt für eine optimale Nutzung des Systems und minimiert Fehler.
- Automatisierung nutzen: Setzen Sie auf automatische Regeln für die Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten. Dies reduziert manuelle Aufgaben und steigert die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe.
- Regelmässige Überwachung und Optimierung: Überprüfen Sie regelmässig Ihre Praktiken und passen Sie diese an sich ändernde Anforderungen an. So gewährleisten Sie eine kontinuierlich effiziente Organisation Ihrer Dokumente.
Mit diesen Schritten schaffen Sie eine übersichtliche und leicht zugängliche Dokumentenstruktur, die Ihnen hilft, die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern und den Überblick zu behalten!
Youdoc Acquisition: Optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung mit Leichtigkeit!
Einfaches Scannen, Konvertieren, Organisieren und Weitergeben Ihrer Informationen
Youdoc Acquisition ist die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Effizienz in der Dokumentenverwaltung steigern möchten. Mit einer Vielzahl an Funktionen, die speziell entwickelt wurden, um den Arbeitsablauf zu optimieren, wird die Verwaltung Ihrer Dokumente so einfach wie nie zuvor.
Hier sind die herausragenden Funktionen von
1. Scannen aus mehreren Quellen – Vielfältige Eingabemöglichkeiten
Scannen Sie Papierdokumente in digitale Dateien, importieren Sie E-Mails direkt aus Ihren Posteingängen oder integrieren Sie Dateien aus Netzwerkverzeichnissen. So haben Sie alle relevanten Informationen an einem Ort.
2. OCR und Datenextraktion – Textkonvertierung
Nutzen Sie die optische Zeichenerkennung (OCR), um den Text von Bildern in bearbeitbaren Text zu konvertieren. Gleichzeitig extrahieren Sie automatisch Schlüsseldaten, was die manuelle Dateneingabe erheblich reduziert.
3. Automatische Klassifizierung – Intelligente Organisation:
Weisen Sie Kategorien zu und fügen Sie Metadaten hinzu, um Dokumente einfach zu organisieren und schnell wiederzufinden. Dies sorgt für eine klare Struktur und erleichtert den Zugriff auf benötigte Informationen.
4. Importieren und Zusammenführen -Integration bestehender Dateien
Importieren Sie vorhandene Dateien und fügen Sie mehrere Dokumente zu einem einzigen zusammen. So optimieren Sie die Dokumentenverwaltung und reduzieren die Anzahl von Einzeldateien.
5. Unterstützung mehrerer Formate – Vielseitige Formatverarbeitung
Youdoc Acquisition kann mit verschiedenen Dateiformaten umgehen, darunter PDF und JPEG. Dies gewährleistet maximale Flexibilität bei der Dokumentenverwaltung.
6. Erstvalidierung – Qualitätssicherung
Überprüfen Sie gescannte Dokumente vor der Archivierung, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt erfasst wurden. Dies erhöht die Zuverlässigkeit Ihrer Daten.
7. API-Integration – Automatisierung des Datenflusses
Youdoc Acquisition lässt sich mühelos mit anderen Systemen verbinden, um den Datenfluss zu automatisieren und Ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren.
Fazit
Mit Youdoc Acquisition verwandeln Sie die Art und Weise, wie Sie Dokumente scannen, konvertieren, organisieren und weitergeben. Profitieren Sie von einer benutzerfreundlichen Lösung, die Ihre Effizienz steigert und Ihnen hilft, Ihre Dokumentenverwaltung auf das nächste Level zu heben. Starten Sie noch heute mit Youdoc Acquisition und erleben Sie die Vorteile einer optimierten Dokumentenverwaltung!
Mit Youdoc können Sie grosse Mengen gescannter Dokumente verwalten und gleichzeitig deren langfristige Integrität sicherstellen.
Ihre Vorteile :
Lösung 100% Cloud
Die Nutzer können von überall und jederzeit auf ihre Daten und Anwendungen zugreifen
Automatisierung und Effizienz
Die Lösung ermöglicht es, gescannte Dokumente automatisch gemäss vordefinierten Regeln zu klassifizieren, wodurch der Zeitaufwand für die manuelle Sortierung erheblich reduziert und potenzielle Fehler minimiert werden
Digitaler All-Inclusive-Service ohne Zusatzkosten
Lizenz, Hosting, Wartung und Support
Integration und Flexibilität
die Lösung lässt sich problemlos mit anderen Informationssystemen wie ERP, CRM und Buchhaltungssoftware integrieren und ermöglicht so ein reibungsloses und unterbrechungsfreies Dokumentenmanagement. Als modulare Lösung kann Youdoc an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden und bietet Flexibilität bei der Auswahl der benötigten Funktionen und Module
Scannqualität
Youdoc sorgt für qualitativ hochwertiges Scannen und stellt sicher, dass gescannte Dokumente klar und lesbar sind, selbst bei feinem Text oder Details. Die integrierte OCR-Technologie von Youdoc extrahiert automatisch und präzise wichtige Informationen aus gescannten Dokumenten und erleichtert so die Datenverwaltung und Suche
Automatisierter Arbeitsablauf
Durch die Automatisierung von Dokumentenvalidierungs- und Genehmigungsprozessen verwandelt Youdoc interne Workflows in ein reibungsloses und zügiges Erlebnis, was die betriebliche Effizienz erheblich steigert
Keine spezielle Position für die Dematerialisierung erforderlich
Keine dedizierte Stelle für die Dematerialisierung erforderlich
Eine einzige Anlaufstelle für alle Dokumente
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Mit unserem automatischen Datenscansystem automatisieren Sie Ihre Prozesse und steigern die Produktivität!
Eine Swiss Made DMS-Lösung, integriert, 100% webbasiert und geräteübergreifend.
Ausgestattet mit einer benutzerfreundlichen Ergonomie für eine erleichterte Einarbeitung , bereichert Youdoc Acquisition Ihr EDM (elektronisches Dokumentenmanagement).
Wenn Sie über ein anderes DMS als Youdoc verfügen, lässt sich das Modul Erfassung leicht in Ihre Umgebung integrieren. Greifen Sie so direkt auf Ihre gescannten Dokumente aus Ihrem DMS zu.
Youdoc Acquisition wird von der T2i Gruppe, einem Schweizer Softwarehersteller und -integrator, angeboten und ist die Lösung, die Sie brauchen! Wir begleiten Sie mit unserem Know-how und unserer Praxiserfahrung, die wir seit über 40 Jahren gesammelt haben.
Erfassen, Scannen und Analysieren Sie Ihre Dokumente – ganz gleich, um welche Art es sich handelt!
Verarbeiten Sie eine Vielzahl eingehender Dokumente, aber empfinden Sie die Verwaltung als zeitraubend und ineffizient?
Das Erfassungsmodul von Youdoc, einer intelligenten Software zur Digitalisierung und Dokumentenerfassung, revolutioniert Ihren Workflow. Es erkennt Ihre Dokumente automatisch und vereinfacht deren Lesbarkeit – unabhängig von Art, Typ, Format oder Verwendungszweck. So werden Ihre Dokumente in digitale Daten umgewandelt, während der menschliche Eingriff auf ein Minimum reduziert wird.
Mit dem Acquisition-Modul von Youdoc können Sie Informationen über Dokumente schnell abrufen und sie effizient klassifizieren. Dank der im DMS definierten Parameter profitieren Ihre Dokumente von einer hohen Zugänglichkeit und einer strukturierten Organisation.