AUTOMATISEZ la gestion des flux de COURRIER ENTRANT ET SORTANT GRÂCE à la DEMATERIALISATION !
Améliorez votre rentabilité en dématérialisant la gestion du courrier et de vos processus métier
Centralisation des courriers, tri, distribution, gestion du suivi et des réponses,… la gestion administrative du courrier papier et électroniques est un travail fastidieux et chronophage au sein de toute organisation. La perte d’informations et de temps peut avoir un impact négatif sur la relation entre votre entreprises et ses clients. Youdoc vous accompagne pour fluidifier et fiabiliser vos échanges de courriers avec les tiers !
AVEC YOUDOC, GAGNEZ EN EFFICACITÉ EN OPTIMISANT LE CONTRÔLE DE VOS FLUX ET L’ARCHIVAGE DE VOS COURRIERS !
Grâce à la gestion électronique des documents, votre institution améliore le contrôle des workflows liés à la gestion électronique des courriers (GEC courrier) entrants et sortants.
- acquisition multi-sources en masse (papier, email, PDF, scan, document métier,…)
- qualification et distribution vers les services destinataires
- rédaction et partage de vos courriers sortants
- supervision et contrôle de vos flux de courriers (circuit de validation)
- gestion de vos absences et suppléances ainsi que les notifications Email
- archivage de l’ensemble des pièces en GED pour une vision 360° depuis vos applications de gestion (ERP, application métier, etc).
La solution du Groupe T2i Youdoc est une solution pour la gestion de vos courriers entrants et sortants modulable qui s’adapte aux spécificités de votre structure.
DIGITALISEZ LE TRAITEMENT DU COURRIER ENTRANT ET SORTANT
EN 4 ÉTAPES AVEC YOUDOC
1 - Acquisition du courriers
Contrôle utilisateurs, lecture automatique, océrisation
2 - Processus courriers
Qualification et distribution, circuit de validation
3 - Stockage et consultation
Classement structuré, indexation en GED, consultation
4 - Publication et diffusion
Coffre-fort numérique, complétude des données, extranet
Collaborez plus facilement et partagez vos documents grâce à Youdoc
Youdoc vous permet de faire circuler les documents et informations entre les personnes et services de manière agile et ergonomique. La traçabilité des événements vous permet de connaitre à tout moment le statut de votre cas métier. En plus de fiabiliser l’information et la gestion documentaire, le workflow courrier vous permet de gagner en productivité et qualité.
COMMENT GAGNER DU TEMPS EN OPTIMISANT LA GESTION DES FLUX COURRIERS ENTRANTS ET SORTANTS DANS VOTRE ENTREPRISE ?
Pour gagner du temps en optimisant la gestion des flux de courriers entrants et sortants dans votre entreprise, vous pouvez adopter les stratégies suivantes :
1.Dématérialisation des Courriers : Passez à une solution numérique pour scanner, classer et archiver les courriers entrants. Utilisez des outils de gestion documentaire pour faciliter l’accès et le partage des informations tout en réduisant les délais de traitement.
2.Automatisation des Flux de Travail : Mettez en place des workflows automatisés pour diriger les courriers électroniques et numériques vers les départements ou les personnes appropriées. Utilisez des règles et des déclencheurs pour automatiser les réponses et les notifications.
3.Centralisation des Canaux de Communication : Intégrez tous les canaux de communication (courriers électroniques, courriers physiques, messages internes) dans une plateforme unique. Cela permet de suivre, gérer et répondre aux courriers de manière centralisée.
4.Utilisation de solutions de gestion des documents : Adoptez des logiciels de gestion de documents qui offrent des fonctionnalités de tri, d’indexation et de recherche avancée pour une gestion plus efficace des courriers entrants et sortants.
5.Formation et sensibilisation : Formez vos équipes à l’utilisation des outils numériques et des meilleures pratiques pour la gestion des courriers. Une bonne connaissance des procédures peut réduire les erreurs et améliorer la rapidité de traitement.
6.Suivi et analyse des performances : Mettez en place des indicateurs de performance pour surveiller le traitement des courriers. Analysez les données pour identifier les goulets d’étranglement et ajuster les processus en conséquence.
7.Bénéficier d’un accompagnement sur mesure : Optez pour une étude détaillée de votre organisation et des flux documentaires par un partenaire expert en dématérialisation vous permet de bénéficier d’une solution adaptée et optimisée à vos besoins métiers.
En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez améliorer la fluidité de la gestion des courriers, réduire le temps consacré aux tâches administratives et augmenter l’efficacité globale de votre entreprise.
