Elektronische Signatur, Dematerialisierung von Anfang bis Ende

Wenn sich eine Berufsorganisation für die Digitalisierung ihrer Verfahren entscheidet, sollte sie diese von Anfang bis Ende durchführen, was sowohl dem Bürger, dem Kunden als auch dem Mitarbeiter oder Beamten zugutekommt. Die Unterschrift, die z. B. von einer Amtsperson geleistet wird, verleiht der authentisch gewordenen Urkunde ein sicheres Datum, Beweiskraft und Vollstreckbarkeit.

Was auch immer das Ziel ist – Verwaltungsvereinfachung, Erleichterung komplexer Prozesse mit mehreren Validierungsebenen, Sicherung der Datenströme, Produktivitätsgewinn oder Verringerung des Druckvolumens aus ökologischen Gründen -, die Frage der Validierung durch elektronische Signatur taucht schnell auf.

Digitale Signatur und qualifizierte elektronische Signatur: Wo liegen die Unterschiede?

Die digitale Signatur ist ein kryptografischer Mechanismus, der verwendet wird, um die Identität eines Absenders zu authentifizieren und die Integrität eines elektronischen Dokuments oder einer Nachricht zu gewährleisten. Durch die Verwendung von Verschlüsselungsalgorithmen stellt die digitale Signatur sicher, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde und dass es tatsächlich vom angeblichen Absender stammt.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine spezifische Form der elektronischen Signatur, die gesetzlich anerkannt ist. Sie wird mithilfe digitaler Zertifikate erstellt, die von akkreditierten Zertifizierungsstellen ausgestellt werden und die Identität des Unterzeichners sowie die Integrität des unterzeichneten Dokuments garantieren. Im Gegensatz zu anderen Formen elektronischer Signaturen bietet eine qualifizierte elektronische Signatur ein hohes Mass an Sicherheit und Authentizität, wodurch sie sich für eine Vielzahl von rechtlichen und geschäftlichen Anwendungen eignet, bei denen ein Nachweis der Unterschrift erforderlich ist.

Die qualifizierte elektronische Signatur: sichert rechtlich UND optimiert wirtschaftlich

Mit der qualifizierten elektronischen Signatur wird die Identität der E-Signatoren mit Sicherheit von vertrauenswürdigen Dritten wie SwissSign festgestellt, einer juristischen Einheit, die der Schweizerischen Post gehört und Partner der T2i Gruppe ist, dank derer das Modul YOUDOC effiSign über die qualifizierte elektronische Signatur verfügt. Als „Anbieter von Zertifizierungsdiensten“ stellt SwissSign digitale Zertifikate aus und verteilt öffentliche Schlüssel. Dadurch wird die sichere Signatur und Übertragung von Daten gemäss den geltenden Standards¹ ermöglicht.

Artikel 14.2bis des Obligationenrechts und das Gesetz vom 18. März 2016², die gesetzlichen Grundlagen für den Mechanismus der digitalen Signatur, stellen die qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem elektronischem Zeitstempel der handschriftlichen Unterschrift gleich und haben damit die gleichen Rechtswirkungens.

Im Allgemeinen ist die qualifizierte elektronische Signatur Dokumenten vorbehalten, bei denen die Authentifizierung von grundlegender Bedeutung ist (gesetzliche Dokumente, öffentliche Aufträge usw.), sie kann sich aber auch als nützlich erweisen, um Prozesse zu beschleunigen, die eine doppelte Validierung erfordern.

Eine Kette des Vertrauens, die es zu bewahren gilt

Es sei daran erinnert, dass jedes elektronisch signierte Dokument seine Authentizität und Integrität im Laufe der Zeit bewahren muss – unabdingbare Voraussetzungen, damit ein elektronisches Dokument als gerichtliches Beweismittel akzeptiert werden kann.

Vigilanz ist daher bei der Wahl der EDM-Lösung erforderlich, je nach den Zielen der Aufbewahrung, Weitergabe und Archivierung von Dokumenten. Die Vertrauenskette mit einem digitalen Original muss gewährleistet sein und die Elemente, die zum Abschluss des Vorgangs dienten, die sogenannte „Beweisdatei“, müssen aufbewahrt werden.

Wenn Sie mehr über die DMS-Strategie erfahren möchten, lesen Sie auch den Artikel Document Urbanisation, from Production to Reception of Self-Service Information auf der Website der Marke YOUDOC.

¹ OSCSE, SR 943.032 RS 943.032.1
² SCSE, SR 943.03