GED : comment choisir la bonne solution
et le bon partenaire en 10 points ?
Pour choisir la bonne solution GED, identifiez d’abord vos besoins spécifiques en termes de gestion documentaire et assurez-vous que la solution s’intègre bien à vos outils existants. Privilégiez une plateforme intuitive, sécurisée, et conforme aux réglementations comme le RGPD, tout en étant évolutive pour s’adapter à la croissance de votre entreprise. Évaluez également la qualité du support client et l’expertise du fournisseur dans votre secteur. Enfin, comparez les coûts par rapport aux fonctionnalités essentielles offertes, comme la recherche rapide, le workflow et la gestion des droits d’accès.
Découvrez 10 questions à vous poser avant de démarrer votre projet.
1.DÉFINIR LES BESOINS SPÉCIFIQUES DE VOTRE ENTREPRISE
Avant de choisir une solution, il est crucial de comprendre les besoins de votre organisation. Posez-vous les bonnes questions :
- Quels types de documents allez-vous gérer ? (Contrats, factures, courriers, etc.)
- Quels processus souhaitez-vous automatiser ?
- Quelle est la taille de votre équipe et combien d’utilisateurs vont utiliser la GED ?
- Avez-vous besoin d’un accès mobile ou distant pour le télétravail ?
- Devez-vous respecter certaines réglementations spécifiques à votre secteur (ex. RGPD, industrie, santé) ?
Votre future GED doit pouvoir s’intégrer sans heurts avec les outils que vous utilisez déjà (ERP, CRM, logiciels de comptabilité, etc.). Une solution qui fonctionne bien avec vos systèmes actuels évitera des problèmes de compatibilité et facilitera l’adoption par vos équipes.
3.SIMPLICITÉ D’UTILISATION ET ERGONOMIE
La solution choisie doit être intuitive et facile à prendre en main pour tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau technique. Une interface simple réduit le besoin de formation et améliore l’adoption par les employés.
4. SCALABILITÉ ET FLEXIBILITÉ
Choisissez une solution capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise. Une GED flexible doit pouvoir évoluer pour gérer un volume croissant de documents et utilisateurs, ainsi que s’adapter à vos futurs besoins, tels que l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou l’automatisation de nouveaux processus.
5.RÉPUTATION DU FOURNISSEUR ET EXPERTISE SECTORIELLE
Renseignez-vous sur l’expérience du fournisseur et sur sa réputation dans le secteur. Un partenaire ayant une expertise dans votre domaine sera plus apte à comprendre vos besoins spécifiques et à vous fournir une solution adaptée.
6.SÉCURITÉ DES DONNÉES ET CONFORMITÉ
La sécurité est un critère essentiel pour toute solution GED. Assurez-vous que le partenaire choisi offre des fonctionnalités avancées de sécurité, telles que :
- Cryptage des données,
- Contrôles d’accès basés sur les rôles,
- Sauvegardes automatiques,
- Protection contre les pertes de données.
Vérifiez également que la solution est conforme aux réglementations en vigueur (RGPD, PCI-DSS, etc.).
Le choix du bon partenaire implique aussi un bon service client. Voici ce qu’il faut vérifier :
- Le prestataire propose-t-il un support technique réactif ?
- Y a-t-il un service de maintenance inclus ?
- Le partenaire offre-t-il une assistance lors de la mise en place (paramétrage, formation) et un suivi après l’installation ?
8.RAPPORT QUALITÉ-PRIX
Comparez les solutions en termes de coût total : abonnement, maintenance, mises à jour, formation, etc. Assurez-vous que le prix soit en adéquation avec les fonctionnalités offertes et les gains de productivité escomptés.
9.FONCTIONNALITÉS ESSENTIELLES À VÉRIFIER
Assurez-vous que la solution GED dispose des fonctionnalités suivantes :
- Indexation et recherche rapide,
- Gestion des droits d’accès,
- Workflow de validation,
- Archivage sécurisé,
- Versionnage des documents,
- Signatures électroniques.
10.TÉMOIGNAGES ET CAS CLIENTS
Demandez au fournisseur des études de cas ou des témoignages d’autres clients, idéalement dans des secteurs similaires. Cela vous donnera une idée de la manière dont la solution a été déployée et si elle a répondu aux attentes.
En résumé, choisir la bonne solution GED repose sur une évaluation détaillée de vos besoins, de la compatibilité avec vos outils existants, de la sécurité, et de la qualité de l’accompagnement. Un partenaire compétent et expérimenté peut grandement faciliter la réussite de votre projet.