L’urbanisation documentaire, de la production à la réception d’information

Il est piquant de relever que le mot anglophone Intelligence signifie renseignement.
L’intelligence collective, quant à elle, a besoin du partage d’informations pour exister. À mesure que la collaboration s’intensifie, que les équipes se densifient et que les modes de travail évoluent, la production de documents et leur mise à disposition pourront faire l’objet d’une réflexion commune. C’est dans ce contexte que l’urbanisation documentaire (UD) s’inscrit, elle qui recèle des trésors de croissance et de rentabilité.

Commençons par rappeler ce qu’est l’urbanisation*: un mouvement historique de transformation des formes de la société que l’on peut définir comme l’augmentation du nombre d’habitants en ville par rapport à l’ensemble de la population. L’augmentation de sujets concentrés en un lieu conduit ainsi à un processus de développement. Ce dernier peut être planifié afin d’améliorer le quotidien de chaque usager.

L’urbanisation documentaire : définition et plus-values

L’urbanisation documentaire (UD) est l’ensemble des processus qui constituent le patrimoine documentaire d’une organisation. Relativement récente, cette discipline adresse tant la production (de masse ou unitaire), la réception et le traitement que le cycle de vie (archivage, indexation, classement, recherche, destruction) des documents. Son objectif ultime consiste à harmoniser les flux documentaires de sorte à soutenir la gestion de l’entreprise jusqu’aux gains espérés: augmentation de l’efficacité, de l’expérience client, de l’image de marque, etc. À ce titre, elle constitue aussi un bon point d’entrée pour une réflexion sur les systèmes d’information d’une organisation.

Face à cette complexité conceptuelle, les retours sur investissement de l’UD sont paradoxalement simples à calculer et rapides à atteindre: par exemple, la reconnaissance d’une facture à traiter par un processus élaboré de production documentaire permettra d’économiser un temps précieux, du scanner à la validation du paiement, jusqu’à l’archivage à valeur probante.

L’un des points essentiels de l’UD est de disposer d’une organisation documentaire centralisée lui permettant de retrouver la bonne information – la dernière version d’un document par exemple. Cela suppose des mécanismes d’indexation d’acquisition des documents basés sur un historique d’analyses des contenus, auxquels la Gestion Electronique de Documents (GED) peut largement contribuer.

Par où commencer ?

Toutes les entreprises savent produire et recevoir des documents. Les processus y relatifs sont plus ou moins maîtrisés, mais là où le bât blesse est qu’ils sont rarement qualifiés. L’enjeu se situe donc dans la documentation des processus de travail et l’identification des documents qui soutiennent ces workflows, étape par étape.

Pour démarrer une démarche d’UD, il faudra d’abord déterminer la valeur ajoutée d’un document aux yeux de l’entreprise :

le document est-il essentiel à la relation client ?
est-il central ou collatéral aux services rendus ?
s’agit-il d’une obligation réglementaire ?
dans quelle mesure l’entreprise s’engage-t-elle par la transmission du document ?
quels sont les acteurs et leur responsabilité dans le processus de production et/ou de réception ?

Le but de ces questions est d’évaluer les documents critiques sur base d’un inventaire exhaustif. Les réponses varieront selon le type de document et le secteur d’activité concerné. La mise en œuvre d’une stratégie d’UD passera également par un questionnement systématique de la responsabilité de l’entreprise face aux documents qu’elle gère:

les documents comportent-ils des informations confidentielles ?
les documents comportent-il des informations personnelles ou sensibles au sens du RGPD ?
quels sont les réglementations en vigueur pour ces documents (FINMA, LBA, OFAS, OLICO, LPD, etc.) ?

Les solutions informatiques retenues permettront d’intégrer les cadres réglementaires concernés. Pour conclure cette section, citons encore les cas d’usage qu’une bonne urbanisation documentaire permet de couvrir:

organisation multisites: accès aux documents à distance
archivage: garantir la conservation des documents avec une valeur probante
instance Direction Générale : les données partagées sont considérées comme sensibles par essence. Un bon outil peut venir agiliser les échanges, en devenant sans papier
digital asset management : pour toute information – ou actif numérique – représentant une marque (logo sur présentation client, fiche produit, publicité animée, etc.), l’indexation intelligente au travers de tags permettra une recherche plein texte
réglementation (inter)nationale: sécurisation des informations en vertu de la LPD et du RGPD
etc.

Gare au SaaS et au Shadow IT !

Fréquemment, les directions métiers pensent avoir trouvé la solution idéale pour gérer leurs documents, sans pour autant bénéficier d’une vision globale du patrimoine documentaire de l’entreprise. Ce pourrait être le cas du traitement des factures fournisseurs (département Achats), de la gestion des contrats clients (Ventes) ou des justificatifs d’assurances sociales (RH). Au fil du temps, la multiplication d’outils dédiés à un métier – sans possibilité d’extension à l’ensemble de l’entreprise – peut avoir des conséquences désastreuses et générer à terme un véritable chaos documentaire. Cette mise en garde ne doit pas pour autant exclure une approche SaaS apte à traiter les principaux aspects de la gestion documentaire.

Quelle que soit la plateforme et le mode de distribution (On premise ou SaaS) utilisés en matière de gestion documentaire, une bonne pratique consiste à crypter les documents stockés. Le cryptage rendra alors caducs les risques liés au Cloud Act car si l’exécutif américain peut négocier l’accès à des données stockées à l’extérieur de son territoire, il ne peut exiger d’avoir la clé pour les décrypter.

Des thématiques comme la reconnaissance et lecture automatique de documents (RAD-LAD) ou l’archivage à valeur probante vous intéressent ? Depuis 1983, Groupe T2i œuvre pour la transformation numérique d’organisations publiques et privées avec une attention particulière sur la gestion des documents.

*Source: https://fr.wikipedia.org/wiki/Urbanisation

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