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Pourquoi choisir Youdoc comme solution de GED ? 

QUELS AVANTAGES UNE SOLUTION DE GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS COMME YOUDOC PEUT-ELLE M’OFFRIR PAR RAPPORT À D’AUTRES GED ?

La gestion documentaire est un pilier essentiel de l’infrastructure IT pour toute entreprise moderne, et l’intégration d’une solution spécialisée joue un rôle stratégique crucial. Ces systèmes apportent bien plus que de la simple gestion de contenu ; ils facilitent la transformation numérique et renforcent le contrôle ainsi que l’organisation des données. 

Les systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED) permettent d’organiser et de contrôler strictement les informations au sein de l’entreprise. Ils offrent des fonctionnalités personnalisables pour gérer les documents selon des critères prédéfinis, tels que la sensibilité des données et les exigences légales de rétention ou de suppression. Ce contrôle précis aide les organisations à assurer que les pratiques de gestion documentaire soient en parfaite adéquation avec les politiques internes et réglementaires, assurant une manipulation sûre et légale des documents à chaque étape de leur cycle de vie. 

Au sommaire

AVANTAGES DE YOUDOC

L’adoption de solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) comme Youdoc représente un levier stratégique majeur pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion documentaire, améliorer leur efficacité opérationnelle et assurer leur conformité réglementaire. Que ce soit dans les administrations publiques, le secteur de la santé, les banques ou les compagnies d’assurance, Youdoc se révèle être un outil indispensable pour centraliser, sécuriser et automatiser les processus documentaires. Découvrez ci-dessous quelques avantages de Youdoc.

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    En soumettant ce formulaire, vous consentez au traitement de vos données personnelles qui seront utilisées pour répondre à votre demande ainsi que pour vous envoyer des informations du Groupe T2i. Vos droits d'accès et le moyen pour les exercer sont mentionnés dans notre déclaration de protection des données.

    • Accès multi-plateformes via une interface 100% web : Youdoc permet un accès sécurisé aux documents depuis n’importe quel appareil et système d’exploitation grâce à son interface 100% web, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau ou d’une tablette, facilitant ainsi le télétravail et la collaboration à distance. 
    • Création de règles de sécurité dynamiques qui s’ajustent automatiquement en fonction des attributs des documents et des rôles des utilisateurs. Par exemple, un document sensible peut être accessible uniquement aux membres d’une équipe spécifique pendant une période définie, après quoi les permissions peuvent être modifiées pour restreindre l’accès. 
    • Sécurité renforcée : Youdoc offre des contrôles d’accès granulaires et des journaux d’audit détaillés, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent accéder et collaborer sur les documents, tout en assurant une traçabilité complète des actions. 
    • Centralisation et accessibilité : La numérisation et la centralisation des documents permettent un accès rapide et sécurisé aux informations, améliorant ainsi la transparence et l’efficacité administrative. 
    • Automatisation des processus : L’automatisation des workflows réduit les erreurs humaines et les délais de traitement, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 
    • Sécurité et conformité : Les contrôles d’accès granulaires et la traçabilité exhaustive des documents garantissent la protection des données sensibles et facilitent les audits de conformité avec les régulations locales et internationales. 
    • Collaboration améliorée : Les outils de collaboration intégrés, tels que Youdoc Circulation et effiSign, permettent une gestion fluide et sécurisée des documents, accélérant les processus d’approbation et de signature. 
    • Gain de temps dans les recherches : Les plans de classement personnalisés et les capacités de recherche en plein texte rendues possibles grâce à l’OCRisation des documents permettent de trouver rapidement les informations nécessaires, réduisant ainsi le temps passé à chercher des documents et améliorant la productivité globale. 

    Fonctionnalités spécifiques de Youdoc  

    • Automatisation des workflows : Youdoc permet de créer et d’automatiser des workflows complexes, réduisant ainsi le besoin d’interventions manuelles. Par exemple, les documents peuvent être automatiquement acheminés vers les bonnes personnes pour approbation, signature ou archivage, en fonction de flux et règles prédéfinis. Ces workflows peuvent également interagir avec vos applications métiers. 

     

    • Gestion cohérente des versions : Youdoc assure que toutes les versions des documents soient bien gérées et accessibles. Les utilisateurs peuvent voir l’historique des versions et accéder aux versions antérieures si nécessaire, ce qui réduit les erreurs liées à l’utilisation de versions obsolètes. 

     

    • Archivage automatique : Youdoc automatise le processus d’archivage des documents, garantissant que les documents sont archivés conformément aux politiques de l’entreprise et aux réglementations en vigueur, ce qui libère du temps pour les employés et réduit les risques de non-conformité. 

    Conclusion 

    Avec l’évolution rapide des technologies et des réglementations, les entreprises doivent continuer à investir dans des solutions de GED pour rester compétitives et conformes. Youdoc, avec ses fonctionnalités avancées et sa capacité à s’intégrer avec divers systèmes, offre une plateforme robuste et adaptable pour répondre aux défis actuels et futurs de la gestion documentaire. En conclusion, l’adoption de Youdoc permet non seulement de rationaliser les processus documentaires, mais aussi d’assurer une gestion plus sécurisée, efficace et conforme, renforçant ainsi la compétitivité et la résilience des entreprises dans un environnement en constante évolution. 

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