Quelles sont les limites de Sharepoint ?
SharePoint est largement apprécié pour sa capacité à faciliter le stockage et la collaboration interne. Toutefois, pour les entreprises soumises à des exigences strictes, notamment en matière de sécurité et de conformité réglementaire, SharePoint peut révéler certaines limitations sur certains aspects que nous aborderons en détails ci-dessous :
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Gestion des droits d’accès : SharePoint permet de définir des droits d’accès pour les sites, listes, bibliothèques et documents. Cependant, les entreprises ont souvent besoin d’une gestion des accès plus fine et plus spécifique pour respecter leurs règles internes, ce qui peut rendre la gestion des droits de SharePoint insuffisante. Les solutions de GED, en revanche, offrent des systèmes de gestion des droits d’accès plus avancés, où les permissions peuvent être automatiquement ajustées en fonction des attributs des documents et des rôles des utilisateurs, permettant ainsi une sécurité renforcée et personnalisée selon les besoins métier spécifiques.
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Organisation et recherche des documents : La structure de SharePoint est souvent rigide, limitant sa capacité à s’adapter aux besoins complexes des entreprises. La gestion des métadonnées devient également compliquée avec l’augmentation du volume de documents, et la recherche peut être moins efficace que des solutions de GED qui sont optimisées pour l’indexation et la recherche plein texte des documents numérisés.
Conformité réglementaire
Dans des secteurs fortement réglementés, tels que les administrations communales, cantonales, fédérales, le secteur de la santé, les assurances, l’industrie et les banques, il est crucial de contrôler non seulement l’accès aux documents mais aussi de pouvoir retracer précisément tous les événements d’accès, de modification ou de partage de ces documents. SharePoint offre des fonctionnalités de base pour la gestion de l’audit. Toutefois, certaines entreprises ont recours à des fonctionnalités plus avancées, comme un historique détaillé des interactions avec chaque document, pour se conformer à des normes strictes telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et l’Ordonnance sur la protection des données (OPD). Les systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED) sont spécifiquement conçus pour offrir des capacités d’audit approfondies, enregistrant chaque action réalisée sur un document dans un journal d’audit sécurisé et consultable, ce qui facilite le respect des exigences de conformité réglementaire et les processus de vérification.
Intégration avec d’autres systèmes
SharePoint s’intègre bien avec d’autres applications Microsoft, mais peut rencontrer des difficultés lorsqu’il s’agit de s’interfacer avec des systèmes ERP ou CRM non-Microsoft. Cela nécessite souvent des développements spécifiques et des adaptations coûteuses, ainsi qu’une expertise technique avancée pour garantir une intégration fluide. De plus, les entreprises doivent souvent faire appel à des consultants externes pour effectuer ces intégrations, ce qui augmente les coûts et les délais de mise en œuvre.
Conclusion
En conclusion, bien que SharePoint soit largement utilisé pour faciliter le stockage et la collaboration interne, il présente plusieurs limitations pour les entreprises soumises à des exigences strictes en matière de gestion documentaire. La structure de classement de SharePoint manque de flexibilité, ce qui peut poser des problèmes pour les entreprises ayant des besoins complexes en matière de classification. La gestion des métadonnées et des taxonomies devient difficile à mesure que le volume de documents augmente, nécessitant une intervention humaine considérable et augmentant les risques d’erreurs.
La fonctionnalité de recherche de SharePoint, bien que puissante, dépend fortement de la bonne gestion des métadonnées et des taxonomies, et montre des limites par rapport aux systèmes de GED plus avancés, notamment pour la recherche en plein texte des documents numérisés. En ce qui concerne la gestion des droits d’accès, SharePoint offre des capacités de base, mais manque de la flexibilité nécessaire pour répondre aux exigences spécifiques et dynamiques des entreprises. Les systèmes de GED, en revanche, permettent une gestion plus fine et automatisée des permissions, garantissant une sécurité accrue.
Pour les entreprises opérant dans des secteurs fortement réglementés, la conformité aux normes comme le RGPD et la LPD est essentielle. SharePoint offre des fonctionnalités d’audit de base, mais les systèmes de GED proposent des capacités d’audit approfondies, essentielles pour assurer la traçabilité et le respect des réglementations.
Enfin, l’intégration de SharePoint avec des systèmes ERP ou CRM non-Microsoft peut être coûteuse et complexe, nécessitant souvent des développements spécifiques et une expertise technique avancée. En résumé, bien que SharePoint soit une solution robuste pour de nombreuses entreprises, celles ayant des besoins de gestion documentaire plus spécifiques et complexes devraient envisager des systèmes de GED spécialisés pour répondre efficacement à leurs exigences.
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