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J’AI OFFICE 365 & SHAREPOINT, ALORS POURQUOI UNE GED?

QUELS AVANTAGES UNE SOLUTION DE GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS PEUT-ELLE M’OFFRIR PAR RAPPORT À SHAREPOINT ?

Dans l’univers des technologies de l’information, SharePoint de Microsoft 365 est largement reconnu pour sa robustesse en matière de gestion documentaire et de collaboration interne. Cette plateforme permet non seulement le partage et la gestion des documents, mais facilite également la collaboration en temps réel entre des sites géographiquement dispersés. Toutefois, SharePoint peut se trouver limité lorsque les exigences des entreprises dépassent ses fonctionnalités de base, en particulier dans des domaines critiques tels que la sécurité avancée des données, la conformité stricte aux normes réglementaires locales, cantonales, fédérales, internationales et l’intégration fluide avec d’autres systèmes d’entreprise tels que les ERP ou les CRM. 

 Face à ces défis, l’adoption d’une solution de Gestion Électronique des Documents devient une nécessité stratégique pour de nombreuses entreprises. Ces GED offrent des niveaux supérieurs de sécurité, notamment grâce à des contrôles d’accès plus granulaires, basés sur des règles métier et adaptés aux responsabilités attribuées aux rôles de chacun des acteurs dans l’entreprise. Ils assurent également une conformité irréprochable avec les législations grâce à des fonctions de conservation et d’audit des documents rigoureuses. Enfin, leur capacité à s’intégrer avec divers systèmes et applications d’entreprise permet une centralisation et une gestion des documents plus cohérente et efficace. 

Cet article explore comment les fonctionnalités de ces solutions peuvent non seulement compléter mais souvent surpasser celles de SharePoint, justifiant ainsi leur intégration dans l’infrastructure IT des entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion documentaire et à satisfaire leurs exigences réglementaires strictes. 

Au sommaire

Qu’est-ce qu’une solution de Gestion électronique de documents peut m’apporter en plus de Sharepoint ? 

Un logiciel GED permet de nombreuses fonctionnalités supplémentaires dont certaines citées ci-dessous. 

Fonctionnalités de recherche avancée 

Une GED propose des fonctionnalités de recherche basées sur les résultats de l’OCRisation automatique pour des recherches en plein texte sur tous les documents, et un filtrage dynamique pour des recherches précises.  

L’automatisation des flux de travail 

L’automatisation de flux complexes est facilitée par une solution de GED intégrée qui permet la création et la gestion de workflows personnalisés pour diverses activités métiers (processus de validation, de complétion de documents, etc.) 

Gestion des versions et des permissions 

La gestion des versions et des permissions sophistiquées, assurant une traçabilité complète de toutes les actions effectuées sur les documents et renforçant ainsi la sécurité des informations est disponible uniquement dans une solution de GED. Ces fonctionnalités fournissent les outils nécessaires pour faciliter la conformité avec les exigences réglementaires strictes, telles que le RGPD et la norme ISO 14641, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle et la productivité. 

Acquisition multi-source 

L’intégration de l’acquisition de documents provenant de sources variées, telles que des appareils multifonctions, des postes de numérisation, des boîtes aux lettres électroniques ou d’autres sources de livraison de documents par voie électronique sont uniquement possible lors de l’utilisation de gestion électronique de documents. Cette capacité d’acquisition multi-sources facilite la numérisation, l’analyse et le classement automatique des documents. 

Signature électronique 

Enfin, certaine GED comme par exemple Youdoc, inclut des solutions de signature électronique simple (SES) et qualifiée (QES) avec une validité légale équivalente à celle de la signature manuscrite, grâce à l’intégration de la technologie SwissID. Cela permet de simplifier et de sécuriser les processus de signature, tout en garantissant la conformité et la valeur probante des documents signés. 

Comment utilisez-vous SharePoint ? Est-ce vraiment dans un contexte de GED? 

Si vous utilisez Sharepoint uniquement pour stocker les documents, suivant le même modèle que vos serveurs de fichiers Windows via l’Explorateur de fichiers, c’est-à-dire une arborescence de dossiers, de sous-dossiers et de fichiers répartis sur différents emplacements ceci n’est pas la fonction d’un logiciel de gestion électronique de documents. On parle de solution de GED lorsqu’il il est nécessaire de configurer nativement des fonctionnalités telles que la structure de classement, les métadonnées, la recherche pertinente, la sécurité, la traçabilité, l’archivage, etc. Ainsi Sharepoint peut être perçue comme une véritable GED mais utilisée dans sa fonction de base elle ne l’est pas. Pour bénéficier des fonctionnalités d’une véritable GED dédiée, SharePoint nécessite d’être paramétré et développé par une équipe experte et requiert un ensemble d’outils à mettre en place, nécessitant développement, analyse métier et gestion de projet, souvent avec l’intervention d’une société externe, ce qui représente un coût financier important, pour un résultat incertain. 

Conclusion  

Un logiciel de GED arrive nativement avec toutes les fonctionnalités d’une GED, sans développement nécessaire, hormis un paramétrage adaptatif, offrant un avantage en termes de temps de mise en place et une enveloppe financière cadrée pour un résultat certain. La chaîne documentaire (Dématérialisation/GED/Collaboration) est déjà en place et ne nécessite que du paramétrage supplémentaire. 

 

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