ICH HABE OFFICE 365 & SHAREPOINT, WARUM ALSO EINE GED?
WELCHE VORTEILE BIETET MIR EINE LÖSUNG FÜR ELEKTRONISCHES DOKUMENTENMANAGEMENT IM VERGLEICH ZU SHAREPOINT?
In der Welt der Informationstechnologie ist SharePoint von Microsoft 365 weithin für seine Robustheit bei der Verwaltung von Dokumenten und der internen Zusammenarbeit bekannt. Diese Plattform ermöglicht nicht nur die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Dokumenten, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen geografisch verteilten Standorten. SharePoint kann jedoch an seine Grenzen stoßen, wenn die Anforderungen der Unternehmen über seine Kernfunktionen hinausgehen, insbesondere in kritischen Bereichen wie fortschrittliche Datensicherheit, strikte Einhaltung lokaler, kantonaler, bundesstaatlicher und internationaler Regulierungsstandards und nahtlose Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP oder CRM.
Angesichts dieser Herausforderungen wird die Einführung einer Lösung für das elektronische Dokumentenmanagement für viele Unternehmen zu einer strategischen Notwendigkeit. Diese DMS bieten höhere Sicherheitsniveaus, insbesondere durch granularere Zugriffskontrollen, die auf Geschäftsregeln basieren und an die zugewiesenen Verantwortlichkeiten und Rollen der einzelnen Akteure im Unternehmen angepasst sind. Außerdem sorgen sie mit strengen Funktionen für die Aufbewahrung und Prüfung von Dokumenten für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Und schließlich ermöglicht ihre Fähigkeit, sich in verschiedene Unternehmenssysteme und -anwendungen zu integrieren, eine einheitlichere und effizientere Zentralisierung und Verwaltung von Dokumenten.
Dieser Artikel untersucht, wie die Funktionen dieser Lösungen die von SharePoint nicht nur ergänzen, sondern oft sogar übertreffen können, und rechtfertigt damit ihre Integration in die IT-Infrastruktur von Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement optimieren und ihre strengen gesetzlichen Anforderungen erfüllen wollen.
Zum Inhalt
Was kann mir eine elektronische Dokumentenverwaltungslösung zusätzlich zu Sharepoint bieten?
Eine DMS-Software ermöglicht viele zusätzliche Funktionen, von denen einige im Folgenden genannt werden.
Erweiterte Suchfunktionen
Ein DMS bietet Suchfunktionen, die auf den Ergebnissen der automatischen OCR basieren, um alle Dokumente im Volltext zu durchsuchen, und dynamische Filterung für präzise Suchanfragen.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen
Die Automatisierung komplexer Abläufe wird durch eine integrierte DMS-Lösung erleichtert, die die Erstellung und Verwaltung von benutzerdefinierten Workflows für verschiedene Geschäftsaktivitäten ermöglicht (Validierungsprozesse, Vervollständigung von Dokumenten usw.).
Versions- und Berechtigungsverwaltung
Eine ausgefeilte Versions- und Berechtigungsverwaltung, die eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller an Dokumenten vorgenommenen Aktionen gewährleistet und so die Informationssicherheit erhöht, ist nur in einer DMS-Lösung verfügbar. Diese Funktionen bieten die notwendigen Werkzeuge, um die Einhaltung strenger gesetzlicher Anforderungen wie der DSGVO und der ISO 14641 zu erleichtern und gleichzeitig die betriebliche Effizienz und Produktivität zu steigern.
Erfassung von Multi-Source
Die Integration der Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, wie Multifunktionsgeräten, Scan-Stationen, E-Mail-Postfächern oder anderen Quellen für die elektronische Zustellung von Dokumenten sind nur bei der Verwendung von elektronischem Dokumentenmanagement möglich. Diese Fähigkeit zur Erfassung aus mehreren Quellen erleichtert das automatische Scannen, Analysieren und Klassifizieren von Dokumenten.
Elektronische Signatur
Schließlich beinhaltet ein bestimmtes DMS, wie zum Beispiel Youdoc, Lösungen für einfache (SES) und qualifizierte (QES) elektronische Signaturen, deren rechtliche Gültigkeit dank der Integration der SwissID-Technologie der einer handschriftlichen Unterschrift gleichkommt. Dies vereinfacht und sichert den Signaturprozess und garantiert die Konformität und Beweiskraft der signierten Dokumente.
Wie nutzen Sie SharePoint? Ist das wirklich ein DMS-Kontext?
Wenn Sie Sharepoint nur zum Speichern von Dokumenten verwenden, nach demselben Muster wie Ihre Windows-Dateiserver über den Datei-Explorer, d. h. eine Baumstruktur von Ordnern, Unterordnern und Dateien an verschiedenen Orten, ist dies nicht die Aufgabe einer Software für die elektronische Dokumentenverwaltung. Von einer DMS-Lösung spricht man, wenn Funktionen wie Ablagestruktur, Metadaten, relevante Suche, Sicherheit, Rückverfolgbarkeit, Archivierung usw. nativ konfiguriert werden müssen. So kann Sharepoint als echtes DMS wahrgenommen werden, ist es aber nicht. Um die Funktionen eines echten dedizierten DMS nutzen zu können, muss SharePoint von einem Expertenteam parametrisiert und entwickelt werden und erfordert eine Reihe von einzurichtenden Werkzeugen, die Entwicklung, Geschäftsanalysen und Projektmanagement erfordern, oft unter Einbeziehung eines externen Unternehmens, was einen hohen finanziellen Aufwand für ein ungewisses Ergebnis bedeutet.