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Témoignage : Comment Sealogis optimise sa gestion documentaire grâce à Youdoc ?

 Le Groupe Sealogis, spécialiste logistique portuaire et maritime regroupant près de 500 collaborateurs utilise Youdoc pour la dématérialisation de ses factures fournisseurs et de ses documents de transports. Grâce à cette GED Transport, ils ont ainsi augmenté leur productivité, diminué leurs coûts fonctionnels et gagner en sécurisation et traçabilité.

Digitaliser pour gagner en efficacité !

Avant la mise en place de la solution, le Groupe Sealogis ne traitait que des factures papier, comptabilisées sur le Havre et Marseille, puis archivées à Dunkerque. Un processus peu efficace, chronophage mais aussi encombrant. Aujourd’hui utilisée pour capturer, stocker et partager les factures fournisseurs et documents de transport en vue de leur validation, Youdoc, la GED Transport, a considérablement amélioré la productivité des équipes, offre une traçabilité accrue des documents et permet une meilleure collaboration en interne.

La GED est vite apparue indispensable pour d’une part avoir une meilleure traçabilité des factures depuis leur arrivée dans la société jusqu’au paiement, mais également pour bénéficier d’une meilleure accessibilité aux documents. On a changé de siècle en quelques mois. On traite plus de factures, en moins de temps, et avec un gain de qualité indéniable !” souligne Jesuino DA PAIXAO, Responsable Administratif chez Sealogis.

Permettant aujourd’hui le traitement automatisé de plus de 180 000 factures par an, Youdoc est utilisée par 6 personnes pour la partie vidéocodage, et par 40 personnes pour la partie workflow.

 

L’Interopérabilité, un enjeu majeur pour tirer le meilleur parti de son Système d’Information

 

Sensibilisé à la nécessité de mettre en place une solution bannissant les silos d’information, Sealogis a porté une attention toute particulière à l’interopérabilité de la GED Transport avec son système d’information. Une condition sine qua none pour renforcer son efficacité et assurer un ROI plus rapide.

Connectée au TMS Akanéa (Elite) ainsi qu’à Wintruck et à Microsoft Dynamics AX pour la partie comptabilité, Youdoc offre à Sealogis une gestion documentaire transverse, agile et plus efficace. Les solutions sont reliées et cette connexion permet une circulation fluide et dynamique des informations au sein de l’Entreprise. L’acquisition de la facture, la technologie de RAD-LAD (Reconnaissance et Lecture Automatique de Documents) et son lien direct avec l’ERP offrent un vrai gain de temps.

« Les factures sont réceptionnées par email et envoyées dans Youdoc pour traitement et création des lots. Après validation, elles repartent vers le TMS. Si les règles sont validées, les factures s’appairent et s’enregistrent automatiquement. Les temps de traitement sont optimisés, et il n’est plus utile de traiter les documents manuellement pour les passer d’un système à l’autre » explique Jesuino DA PAIXAO.

Au-delà du développement des connecteurs qui a permis de faire communiquer la gestion documentaire avec les autres outils du Système d’information, il a fallu pour atteindre cet objectif mettre en place une méthodologie adaptée et des bonnes pratiques. Une approche projet indispensable pour structurer les processus et uniformiser les pratiques.

 

L’essayer, c’est l’adopter !

 

Aujourd’hui Youdoc est vraiment entrée dans les habitudes de l’ensemble des utilisateurs. “C’est vrai qu’il a été au départ un peu compliqué de faire changer les pratiques, la gestion du changement n’est pas toujours simple, mais aujourd’hui les collaborateurs apprécient clairement les apports de la solution et personne ne reviendrait en arrière !” conclut M. DA PAIXAO.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet ?

Découvrez en intégralité le témoignage de Sealogis :

La dématérialisation dans le Transport – Fluidifiez vos processus et gagnez en efficacité”

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