Témoignage E-Leclerc de Roques-sur-Garonne

Edouard Guignet, Directeur Administratif et Financier
Pierre-Olivier Lagors, Contrôleur de Gestion
Yvonne Callot, Assistante Comptable du magasin

Le magasin E-Leclerc de Roques-Sur-Garonne, reconnu comme étant un magasin précurseur et innovant sur son secteur, a mis en place une solution logicielle de gestion documentaire qui lui permet d’optimiser ses flux comptables, notamment le traitement et l’archivage dématérialisés de factures fournisseurs, de bons de livraisons… Avec un objectif clair : atteindre le « zéro papier » à terme sur la gestion administrative et financière.

Pionnier dans ses concepts et précurseur dans son organisation

Créé en 1974, le magasin Leclerc de Roques-sur-Garonne n’a cessé d’innover depuis que Pascal Payraudeau, son actuel P-DG, l’a repris en 1993. En 1995, après deux années d’exploitation, il en fait l’un des plus importants hypermarchés de la région, portant sa superficie à 13 500 m². En 2007, Pascal Payraudeau ouvre le premier Drive Leclerc, point de départ du déploiement sur les 650 autres magasins E-Leclerc en France proposant aujourd’hui ce service. Et en juillet 2018, l’hypermarché de Roques-sur-Garonne s’est de nouveau affirmé comme le pionnier d’un nouveau concept : Leclerc Occasion, avec un rayon inédit d’objets de seconde main. L’année 2019 sera quant à elle marquée par la création d’un tout nouvel espace aéré et convivial dans la zone de marché frais traditionnel, avec pour ambition de devenir la nouvelle Halle Victor Hugo, sur le modèle du fameux marché couvert historique du centre de Toulouse. Un espace qui confirme la volonté de la Direction de répondre au besoin croissant de proximité et de gain de temps des clients.

« Cette dernière phase de rénovation et de réaménagement est très importante car les gros formats de magasin comme le nôtre souffrent depuis quelques années face à la concurrence des petites et moyennes surfaces, avec à la clé un chiffre d’affaires qui régresse légèrement d’année en année. Il fallait donc créer de la proximité pour nos clients », Edouard Guignet, Directeur Administratif et Financier du centre Leclerc de Roques-sur-Garonne.

Gain de temps et efficacité dans la gestion des factures

Fort de 122 millions d’euros de chiffre d’affaires et de ses 400 salariés, l’hypermarché est aujourd’hui passé à une phase ambitieuse de transformation digitale. « Cette démarche a débuté par une réflexion que nous avons menée en 2015 sur la dématérialisation des documents, notamment des factures fournisseurs. L’objectif était de rationaliser le coût de nos traitements administratifs et de les accélérer au sein de notre service », explique Edouard Guignet. La réflexion sur la dématérialisation des documents, conjointement menée avec le centre E-Leclerc de Blagnac Nobladis a abouti à une consultation de divers éditeurs du marché. Après avoir réalisé un tour de table, les deux magasins Leclerc ont arrêté leur choix.

« Parmi les éditeurs que nous avons rencontrés, notre choix a été unanime. Il s’est porté sur T2i et sa solution Youdoc » , selon Edouard Guignet.

Il faut dire que le groupe T2i était déjà référencé à l’époque chez Lecasud, la centrale d’achat des 44 magasins E-Leclerc du sud-est de la France. Youdoc, sa solution complète de gestion des documents présentait déjà l’avantage d’être interfaçable avec l’ERP Abaco, le système de gestion commerciale du magasin de Roques-sur-Garonne.

« Auparavant, le traitement de nos documents à la main était un processus très long et laborieux. La solution très pertinente de T2i nous a apporté un gain de temps dans la gestion des factures et un archivage le plus complet », Yvonne Callot, Assistante Comptable du magasin

« Plus généralement, le bénéfice attendu était d’optimiser nos flux comptables et le transfert de documents, avec une solution logicielle de T2i qui s’intègre et communique avec notre ERP », Pierre-Olivier Lagors, Responsable Contrôle de Gestion du magasin

Atteindre le « zéro papier » pour l’ensemble des documents

Les deux établissements E-Leclerc utilisent ainsi depuis trois ans les modules d’acquisition de documents Youdoc Capture (LAD) et de gestion des documents Youdoc GED et une partie Dispatcher pour la navigation des documents, dans leurs services contrôle gestion, facturation, bons de livraison, et sur la partie frais généraux.

« Douze personnes emploient la solution quotidiennement pour traiter entre 50 000 et 60 000 factures fournisseurs sur les deux magasins », explique Pierre-Olivier Lagors.

Le groupe T2i a accompagné le personnel concerné pour le former à sa solution, de la modélisation des factures jusqu’à l’archivage. Pierre-Olivier Lagors a, lui, joué le rôle du référent « Monsieur dématérialisation » pour faire le lien entre les équipes comptable et le groupe T2i, afin d’assurer la conduite du projet. « Il y a un avant et un après Youdoc dans la façon de travailler, dans l’accessibilité aux documents et dans la fluidité de traitement des factures fournisseurs. La solution a permis de gagner en efficacité de travail, en remplaçant des tâches à faible valeur ajoutée par des tâches à plus forte valeur ajoutée et dont le travail est devenu plus intéressant pour nos équipes », expose Pierre-Olivier Lagors.

« Grâce à cette gestion documentaire, l’objectif des deux magasins est clair : atteindre le zéro papier pour l’ensemble des documents. Nous voulons être capable de traiter l’ensemble de la chaîne comptable sur nos écrans d’ordinateurs, un projet que nous mènerons à nouveau avec les équipes du Groupe T2i dans les prochains mois », conclut Edouard Guignet.