Dématérialiser ses documents : une nécessité au-delà d’un choix de gestion

Aujourd’hui, la digitalisation n’est plus une option, mais une réelle nécessité pour assurer la continuité d’activité au sein des Entreprises. Eclairage de Jean-Louis SADOKH, spécialiste de la dématérialisation des documents depuis plus de 20 ans.

Alors qu’il y a seulement quelques mois, les principaux leviers de la digitalisation étaient d’ordre organisationnels, financiers ou légaux, la transformation numérique devient aujourd’hui une nécessité incontournable pour toutes les Entreprises. En précipitant la mise en place du télétravail généralisé, la période de confinement a mis en évidence non seulement les bénéfices de la dématérialisation et de la gestion électronique de documents (GED) au sein des Entreprises, mais aussi le besoin d’une digitalisation transverse à tous les services.

Une réelle nécessité de « GED transverse », c’est-à-dire connectée à l’ensemble des systèmes de l’Entreprise

« Nous étions jusqu’alors dans une optique d’automatisation des processus et étions sollicités dans un contexte d’optimisation financière ou organisationnelle. Les sociétés désireuses de mettre en place une solution de gestion de documents le faisait surtout pour automatiser leur processus, notamment les factures fournisseurs, ou le flux courriers » témoigne Jean-Louis SADOKH.

« Aujourd’hui, nous constatons qu’il existe une réelle nécessité de « GED transverse », c’est-à-dire connectée à l’ensemble des systèmes de l’Entreprise et gérant tous ses contenus passés ou présents. Parallèlement, l’accessibilité aux documents est devenue un enjeu majeur face à la généralisation du télétravail. L’objectif est donc de dématérialiser l’ensemble du patrimoine documentaire de l’Entreprise, pour pouvoir y accéder de manière intelligente, le modifier, et le faire circuler depuis n’importe où. »

« L’ACCESSIBILITÉ AUX DOCUMENTS EST DEVENUE UN ENJEU MAJEUR FACE À LA GÉNÉRALISATION DU TÉLÉTRAVAIL »

Mis en lumière avec la crise sanitaire, les intérêts de la dématérialisation et de la GED n’étaient déjà plus à prouver. Cependant, en 2020, les enjeux ont évolué à vitesse Grand V, et ont fait ressortir des critères auparavant négligés : la transversalité de l’outil, son interopérabilité, la nécessité de disposer d’une solution vivante, collaborative et bien évidemment ultra-sécurisée.

Cette évolution des enjeux a bien été anticipée par le Groupe T2i qui propose avec Youdoc une solution complète et modulaire, qui répond aux besoins actuels « transverses » des Entreprises.

Une GED d’entreprise intuitive

Youdoc prend en effet en charge l’Acquisition des documents, avec leur numérisation couplée à une RAD/LAD, leur Gestion, en proposant notamment une GED d’entreprise intuitive, ainsi que la Circulation des documents puisqu’elle intègre des modules de partage, signature électronique et gestion des cas métiers (Workflow).

Couvrant l’ensemble du cycle de vie du document, Youdoc offre également les prérequis indispensables à une solution innovante et agile de gestion de documents. Interopérable et aisément intégrée à la plupart des ERPs du marché, conforme à la législation (RGPD et valeur probante), ultra-sécurisée grâce notamment à l’intégration de la technologie Blockchain, son ergonomie a enfin été pensée pour faciliter l’usage quotidien des utilisateurs.

« EN CETTE ÈRE POST-COVID, LA DÉMATÉRIALISATION DES DOCUMENTS N’EST PLUS UNE OPTION »

Après la sidération, vient le temps de l’action : « La crise sanitaire a révélé le retard de beaucoup d’Entreprises en matière de dématérialisation. En cette ère post-COVID, la dématérialisation des documents n’est plus une option ; Les Entreprises les plus avancées vont pouvoir marquer leur différence, les autres doivent impérativement passer à l’étape suivante, en ne négligeant surtout pas la nécessité d’être bien accompagnés, afin de déployer la solution la plus adaptée à leur besoin. » conclut Jean-Louis SADOKH.