Comment numériser et sécuriser vos documents ? – Actualités Youdoc

La numérisation de vos documents est un moyen pratique de créer plus d’espace dans votre bureau et de faciliter l’accès aux informations souhaitées.

Internet est devenu le moyen le plus courant de transférer des données à vos clients, fournisseurs ou partenaires. Il est donc temps de passer au numérique. Avec la tendance du zéro papier, de plus en plus d’entreprises cherchent des moyens faciles de numériser leurs fichiers. Ce passage au numérique a beaucoup d’avantages :

• Facilité d’accès
• Augmentation de la productivité des employés
• Écologique
• Meilleure protection contre les dommages physiques
• Pratique pour stocker et récupérer
• Economisez de l’argent sur l’espace de stockage

Voici cinq éléments à garder à l’esprit si vous envisagez de numériser vos documents d’entreprise.

Identification des documents pour la numérisation

Au préalable, il est important d’avoir une idée du type de documents que vous souhaitez convertir et cela vous aidera à choisir la méthode à utiliser pour les numériser.

Si vous n’êtes pas équipé d’un logiciel de RAD (Reconnaissance automatique de document), il sera nécessaire de séparer vos documents avant toute numérisation. La dématérialisation de différents types de documents nécessitera un tri préalable, par exemple, les factures, les bons de commandes, les formulaires devront être traités différemment.

Si vous souhaitez automatiser cette étape, il faudra vous équiper d’un logiciel de RAD. Cet outil vous évitera de passer par la case « tri » de vos documents. Il sera à même de traiter des documents mélangés tels que des courriers entrants, factures, notes de services… La puissance de ce type de logiciel réside également dans sa capacité d’apprentissage mais aussi de sa capacité à distinguer des documents similaires, par exemple, les factures fournisseurs de différentes entités.

Préparer vos fichiers

Préparer vos documents pour la numérisation semble simple, mais il est primordial de s’assurer que vos documents sont exempts d’objets de bureau banals tels que: des trombones, des notes autocollantes, des épingles et des spirales…

Numérisation

Il existe une variété d’applications et de logiciels qui numérisent des documents. Vous pouvez même réaliser ce processus lors de vos déplacements car les entreprises sont maintenant en mesure d’envoyer des documents numérisés directement à partir d’appareils mobiles. De même, les imprimantes multifonctions peuvent fournir des services de numérisation abordables, mais elles ne sont pas souhaitables pour une numérisation de volume élevé.

Transition au format numérique

Vous pouvez stocker vos documents numériques sous forme d’images et/ou de fichiers PDF. Choisir entre les deux implique d’évaluer le document lui-même. Par exemple, s’il s’agit d’un document manuscrit, il peut être plus pratique de le stocker sous forme d’image.

La lecture automatique de document (LAD) est utilisée pour convertir les images numérisées en texte encodé électroniquement. La LAD vous permet d’indexer le contenu de vos documents avec des noms de fichiers détaillés afin que les informations puissent être facilement récupérées.

Généralement ces documents scannés sont convertis au format PDF, car la plupart des bureaux ont des ordinateurs équipés d’un lecteur PDF et les documents PDF occupent très peu d’espace mémoire.

Formats numériques

La numérisation de vos fichiers n’est que la première étape: gérer et stocker vos fichiers numériques est un processus beaucoup plus délicat.

Maintenant que vos documents sont en cours de numérisation, ils peuvent être stockés sur différents supports numériques tels que: clés USB, CD / DVD, disques durs… Pour une meilleure gestion de vos documents, le Groupe T2i vous recommande de vous équiper d’une GED (Gestion électronique de documents). Ce type de logiciel vous permettra d’accéder rapidement et simplement à tous les documents numériques de votre organisation.

La GED permet aussi d’extraire plus efficacement les fichiers et également de mieux sécuriser vos données. Accessible à distance, vous pouvez consulter vos archives numériques en déplacement tout en limitant l’accès à certains fichiers.